雑誌の標準に合った投稿物のレイアウト版がコピーエディタにより用意されています。レイアウトエディタは雑誌のファイルフォーマットとレイアウトスタイルに合わせて投稿物をレイアウトします。レイアウトエディタは、HTMLやPDF、ポストスクリプトなどのファイルを作成するためにサードパーティ製のソフトウェア（DreamweaverやFront Page、Acrobatなど）を使用する必要があります。雑誌管理者は、レイアウトエディタが出版のために正しくファイルをフォーマットできるようにレイアウトの手引きを用意することができます。

ゲラのアップロード: レイアウトエディタがゲラフォーマットのファイルをアップロードすると、システムは通常、ファイルのサイズとオリジナル名に関する情報を提供すると同時に、ファイルのサフィックス（PDFやHTMLなど）に基づいてファイル種別を識別します。ファイル種別を記したこのラベルは雑誌の目次ページに出版されたアイテムと一緒に表示され、読者に出版されたアイテムがどのようなファイルフォーマットで利用できるかを知らせることになります。レイアウトエディタはマニュアルでファイル種別のラベルを作成することもできます。レイアウトエディタは複数のゲラフォーマットファイルのアップロード、アップロード済みのファイルの削除、ファイル名などの情報の編集をすることができます。HTMLファイルをアップロードする際には、.htmファイルや.htmlファイルと同時にイメージファイルやスタイルシートファイルもアップロードする必要があります。

補足ファイル: 著者が補足ファイルをアップロードした場合は、それについては既に準備ができています。補足ファイルは、雑誌がその形式（図やイラストに関することを含む）に関して特別なポリシーを持っている場合を除いて、オリジナルのファイルフォーマットのままで出版されます。たとえ、ポリシーによりオリジナルフォーマットのままで出版することになっていたとしても、レイアウトエディタはそれが読み易くなるように、また、雑誌のスタイルや標準により合うようにすることができないかどうかをチェックするために、これらのファイルを調べたいと考えるでしょう。（ファイルフォーマットの関係で必要とあれば、著者だけでなく）レイアウトエディタも補足ファイルを作成、変更、置換、削除することができます。