雑誌は、編集プロセスや出版プロセスにおいて、あらかじめ用意した様々なメールを使用します。メールにはあらかじめ適当な受信者が設定されています（例えば、セクションエディタは校正者に投稿物の校正作業を開始する準備ができたことを通知します）。雑誌管理者はこれらデフォルトのメール文を編集することができます（雑誌管理ページのメールテンプレートで行うことができます）。また、ユーザが実際に送信する前にメールを編集することもできます。システムは自動的に該当する特定の情報（例えば、該当する投稿物のタイトルや要旨、または査読を行うべき期限日など）をメール文に挿入し、ユーザに提示します。また、依頼された作業を始めるために適切なWebページにアクセスするための方法を受信者に提供することもできます。

OJSは、編集プロセスや出版プロセスの作業を調整するためにメールを使用します。あらかじめ用意されているすべてのメールは、該当のメールアイコンがクリックされると表示されるデフォルトのメール文を持っています。デフォルトのメール文は雑誌管理者がいつでも編集することができます。また、送信者は送信する前にメールを編集することができます。メールアイコンがクリックされると、該当する受信者と編集や出版に必要な適当な情報のすべてがが自動的に設定されたメールが作成されます。送信者は必要に応じてコメントや指示を追加することができます。送信者は、（セキュリティ上の理由から）パスワードの送信を含む場合を除いて、受信者のメールアドレスを変更したり、受信者を追加したりすることもできます。受信者のメールアドレスの変更は、このシステムの利用者情報に登録されているメールアドレスを変更するものではないことに注意してください。システムに登録されている受信者のメールアドレスを変更したい場合は、利用者情報の変更を行う権限を持っている雑誌管理者に知らせる必要があります。